Los sistemas de seguridad de documentos son clave para proteger la información confidencial

Las operaciones de energía como esta planta de energía geotérmica en Islandia necesitan protección contra violaciones de datos. Los datos se utilizan para aprovechar las inversiones y los activos de las empresas de energía renovable.

Las violaciones de datos son demasiado comunes en la era tecnológica. En 2023, más de 420 millones Personas estadounidenses fueron víctimas de las filtraciones. El costo promedio global de una violación de datos ha alcanzado los $4,35 millonesLos expertos creen que superará los $ 5 millones para 2023. Las infracciones no solo son costosas, sino que también exponen la información del cliente a los delincuentes que luego pueden usar esta información para causar estragos en la vida de una persona.

Para evitar filtraciones de datos, las empresas deben invertir en sistema de seguridad de archivosEsta es una decisión de la que ninguna empresa se arrepentirá jamás.

¿Qué es un sistema de seguridad de documentos?

File Security System es exactamente lo que parece. Son medidas para proteger la información sensible del robo o acceso no autorizado. Estos sistemas garantizan la seguridad de los datos de los clientes.Es vital que las empresas implementen estas medidas, no solo para proteger a sus clientes, sino también para proteger a la empresa de cualquier responsabilidad. violación.

Funciones comunes de seguridad de documentos

Las empresas pueden implementar muchas características de seguridad para mantener sus datos seguros. Mézclalo y usa algunas de las sugerencias a continuación.

filigrana

Agregar una marca de agua a un documento puede evitar que otros accedan a la información de su empresa y la tomen por sí mismos. Estas marcas de agua pueden ser logotipos o imágenes etiquetadas. Por lo general, no se eliminan fácilmente del documento, lo que impide que las personas los eliminen fácilmente.

Algunas salas de datos, otra forma de almacenamiento de archivos, en realidad colocan la información personal de quien accede al archivo como una marca de agua. Esto significa que si la persona intenta compartir el documento, también puede estar compartiendo su propia información personal.

La marca de agua también les recuerda a las personas que están tratando con un documento confidencial y que deben proceder con precaución.

acceso de solo lectura

Permitir que los empleados o clientes accedan a los documentos con acceso de solo lectura evita que se copien o compartan. Alguien tendrá que esforzarse más para hacer algo no autorizado con esta información.

rastreador de archivos

Esta herramienta básicamente le permite ver todo lo que está sucediendo con un documento en particular. Puede rastrearlo y ver cuándo una persona lo recibió, lo vio y si lo imprimió. También puede configurarlo para que los espectadores solo puedan acceder a él durante un período de tiempo específico. Posteriormente, el archivo se autodestruirá y se recuperará.

A veces, estas herramientas de seguimiento le permitirán ver las direcciones IP y otra información personal de las personas que abrieron y vieron el documento. Esto es útil si sospecha que alguien sin permiso ha accedido.

Autenticación de dos factores

Autenticación de dos factores Muy importante a la hora de configurar un sistema de seguridad. Esto permite que una persona proporcione una contraseña e información adicional exclusiva de su cuenta para acceder al documento. Por ejemplo, un empleado podría tener que iniciar sesión con su correo electrónico y contraseña, y luego revisar su teléfono para ver si recibió un mensaje de texto con un código adjunto. Esto evita que alguien sin un teléfono de empleado acceda a la cuenta porque no puede cambiar el número.

Gestión de derechos de información

Elija qué miembros del equipo deben tener acceso a los datos. Asegúrate de que nunca sea una sola persona.

Esto también se conoce por las siglas IRM. Garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información. Pueden compartirlo interna o externamente sin temor a que alguien lo robe o acceda a él sin permiso.

IRM cifra los archivos y permite a los propietarios establecer diferentes reglas para cada usuario. Esto significa que pueden ocultar información a ciertas personas. Además, no les permite transferirlo entre dispositivos.

La regla general más importante para un sistema de seguridad de documentos es asegurarse de priorizarlo para que pueda mantener seguros los datos de su empresa y de sus clientes.

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