Los pasos que debe seguir para incorporar un nuevo departamento en su negocio a su equipo de comunicaciones
Utilice la plataforma de comunicación de equipo adecuada
Elegir la plataforma de comunicación de equipo adecuada es el primer paso para mejorar Colaboración en equipo en tu negocio El uso de una aplicación de chat de equipo y un espacio de trabajo todo en uno, como Spike, marca una gran diferencia en la productividad, especialmente cuando tiene que comunicarse con miembros del equipo en otros departamentos.
Es mucho más fácil mantenerse organizado y realizar un seguimiento de la información importante cuando todos sus mensajes y notas están en un solo lugar, en lugar de estar dispersos en correos electrónicos y varias aplicaciones. Además, con las aplicaciones de chat en equipo, puede crear grupos de chat según el equipo, el proyecto, el cliente o cualquier otra cosa que tenga sentido.
Entonces, supongamos que usted y su equipo de marketing están colaborando con el departamento de diseño gráfico en un gran proyecto para un cliente. Puede crear un grupo de chat para ese proyecto con miembros clave del equipo de cada departamento para optimizar su colaboración entre equipos.
Todos en el grupo pueden ver de qué están hablando y trabajando los demás, y todos los mensajes se archivan en un solo lugar donde todos pueden revisarlos instantáneamente. Todo lo que tiene que hacer es usar las funciones integradas de búsqueda y filtrado de la aplicación de chat para buscar información clave. De esa manera, todos tienen acceso a la información que necesitan para completar sus tareas.
Pon a todos en la misma página
Una vez que haya elegido una plataforma de comunicación de equipo para su colaboración entre equipos, es importante asegurarse de que todos en todos los departamentos estén en sintonía sobre cómo comunicar preguntas, solicitudes y actualizaciones.
Por ejemplo, tal vez todos los miembros de su equipo inmediato estén acostumbrados a brindarle actualizaciones diarias sobre las tareas de su proyecto, pero las personas en otro departamento pueden hacer las cosas de manera diferente. Si necesitas miembros del equipo en el nuevo departamento con el que está colaborando para hacer las cosas de cierta manera, comuníqueselo claramente para asegurarse de que todos estén en la misma página.
Fomentar la comunicación abierta y transparente.
Nada pone una llave en la colaboración del equipo como un falta de la comunicación, especialmente cuando se trabaja con diferentes equipos internos. Si las personas no se comunican, es muy difícil saber cómo progresan los proyectos y si hay retrasos u otros problemas que debe vigilar.
Una vez que comience a trabajar con un nuevo departamento, anímelos a comunicarse abiertamente con usted y su equipo sobre cómo les está yendo y prometan hacer lo mismo. Esto fomenta una sólida relación de trabajo entre los departamentos y ayuda a todos en la organización a comprender cómo trabajan los demás.
Usa un lenguaje común
Los diferentes departamentos utilizan una jerga diferente o términos técnicos y abreviaturas cuya definición no todos conocen. Para garantizar una comunicación clara entre equipos, asegúrese de que todos utilicen un lenguaje de conocimiento común.
Si hay ciertos términos específicos del departamento que no puede evitar usar, puede crear una hoja de referencia colaborativa con los términos y sus definiciones. Cada vez que alguien use un término desconocido, dígalo y pídale que lo agregue al base de datospara que todos puedan aprenderlo.
Solicite comentarios regulares (¡y escúchelos!)
Es muy difícil mejorar la colaboración y la comunicación entre departamentos si no recibe comentarios sobre cómo va todo hasta ahora. Pida a los miembros inmediatos de su equipo y a las personas de los otros equipos con los que colabora que le den su opinión sobre cómo creen que funcionan la comunicación y los procesos. Si hay margen de mejora, pídales a sus colegas que le den ideas específicas sobre cómo hacerlo.
Por ejemplo, si está trabajando con el departamento de diseño, es posible que tengan una idea diferente sobre cómo darles órdenes de diseño de lo que está haciendo actualmente. Escuchar los comentarios y tomar medidas para mejorar los flujos de trabajo ayuda a todos a trabajar de manera más eficiente y aumenta la productividad general de su empresa.
Celebremos las victorias juntos
Trabajar con nuevos departamentos le brinda a usted y a su equipo la oportunidad de conocer mejor a otros en su empresa y fortalecerse. relaciones. Cuando complete con éxito un proyecto con otro equipo, celebren la victoria juntos, sin importar cuán importante haya sido el papel del otro equipo en él.
Por ejemplo, si su equipo de marketing obtuvo un gran cliente después de una presentación que hizo con un video que el departamento de diseño gráfico preparó para usted, invite a su equipo a almorzar o a la hora feliz. Estas pequeñas oportunidades para celebrar juntos son excelentes para formar equipos y cultivar la confianza entre departamentos.
La línea de fondo
Trabajar con nuevos departamentos por primera vez no tiene por qué ser incómodo o complicado. ¡Al seguir los pasos que describimos anteriormente, puede comunicar de manera efectiva las necesidades del proyecto y colaborar de manera eficiente entre equipos y hacer un trabajo increíble juntos!
Solo recuerda, todo comienza con la aplicación de comunicación de equipo adecuada. A partir de ahí, solo pruebe los consejos que discutimos en este artículo para una colaboración fluida entre equipos.
