Consejos y tácticas para mejores notas de reuniones
Tomar notas es un asunto serio, especialmente cuando está operando un negocio sostenible. La eficiencia es clave.
Las reuniones requieren mucho tiempo. Requieren que las personas dediquen tiempo a otras tareas que podrían estar haciendo. También requieren preparación y enfoque. Entonces, si va a convocar una reunión, es mejor que se asegure de tener un plan sobre cómo aprovecharla al máximo. Y eso significa tomar notas detalladas de la reunión.
Notas de reunión frente a actas de reunión
Si bien los dos términos suenan muy familiares, las notas de la reunión y las actas de la reunión no son lo mismo. Saber la diferencia le dará una mejor idea de lo que está tratando de lograr y cómo hacerlo.
La mayor diferencia se puede resumir en el hecho de que las actas de las reuniones siguen un patrón muy específico que incluye detalles objetivos como el número de asistentes, la duración de la reunión, un resumen de los puntos clave discutidos, quién dijo qué, las decisiones que se tomaron, etc. Con las notas de la reunión, no necesita toda esa información técnica. Todo lo que le importa son los conocimientos, las conclusiones, las ideas y los pasos de acción.
La mejor manera de pensar en las notas de la reunión es como si estuviera escribiendo a alguien que no estuvo en la reunión. A esa persona no le importa cuándo comenzó la reunión o quién apareció. Todo lo que quieren es ponerse al día con cualquier cosa importante que se hayan perdido y averiguar qué pasos se supone que deben tomar a continuación.
Consejos para tomar notas de reuniones efectivas
La forma en que organice las notas de las reuniones depende totalmente de usted. Taquigrafía, oraciones completas, viñetas, párrafos: todo depende de usted. Se trata de sustancia sobre brillo. Siempre que pueda articular sucintamente los puntos principales y las conclusiones, habrá hecho su trabajo.
Habiendo dicho eso, aquí hay varios consejos que lo ayudarán a escribir notas de reunión más efectivas:
preparar de antemano
No se apresure a asistir a una reunión, abra un documento de Google al azar y comience a teclear en su teclado. Es importante que se prepare para la reunión.
Idealmente, debe tener algún tipo de plantilla guardada en su disco que se use para las notas de la reunión. Aproximadamente 10 minutos antes de que comience la reunión, puede ingresar y agregar detalles básicos como la fecha, el tema de la reunión y cualquier otra información que ya tenga disponible. Una vez que comienza la reunión, es tan simple como completar la información en los lugares correctos.
Usa una aplicación para tomar notas
Honestamente, la mejor manera de tomar notas es con una aplicación para tomar notas. Hay varias opciones disponibles en línea, pero una opción popular es Notas de caja. Además de tener todas las funciones estándar que tienen otras aplicaciones para tomar notas, Box permite que varios miembros de la reunión inicien sesión y tomen notas en tiempo real. Es básicamente una plataforma centralizada para la colaboración (que es especialmente buena para reuniones virtuales y sesiones de intercambio de ideas).
Organizar comida para llevar
Grabar notas en vivo siempre es una aventura. La clave es bajar la información. Luego, una vez que finaliza la reunión, puede tomarse varios minutos para regresar y corregir cualquier problema de ortografía o formato.
Después de limpiar las notas, el siguiente paso es organizar todas las conclusiones en su propia sección. (A algunas personas les gusta poner esto en la parte superior de las notas, mientras que otras lo colocan al final. Es totalmente tu decisión).
La sección de conclusiones debe ser una lista numerada/con viñetas de cualquier paso de acción que se supone que debe tomarse después de que concluya la reunión. (Esto podría ser todo, desde enviar un correo electrónico hasta comenzar un nuevo proyecto). Sea lo más específico posible. Si la lección es comenzar un proyecto, asegúrese de que quede claro quién es el responsable, cuáles son los primeros pasos, cuándo deben completarse y a quién deben enviarse una vez finalizados.
Enviar a las personas adecuadas
Tener notas de reunión bien organizadas y articuladas es excelente, pero no son muy efectivas a menos que terminen en las manos adecuadas. Asegúrese de enviar las notas de la reunión a todas las partes responsables después. Esto incluye a todos los que asistieron a la reunión, pero también puede incluir a las personas que no asistieron a la reunión y/o a los superiores que deben estar informados.
Mejore sus habilidades para tomar notas
Tomar buenos apuntes es una habilidad adquirida. Lo mejor que puede hacer es idear un sistema y obtener tanta práctica como sea posible. Eventualmente, ni siquiera tendrás que pensar en ello. Tomar notas claras y concisas se convertirá en una segunda naturaleza. Hasta entonces, confíe en estos consejos para mejorar gradualmente su conjunto de habilidades.
