Gestión inteligente de datos en un mundo pospandémico

Una de las consecuencias muy visibles de una pandemia mundial es que las empresas, al igual que las comunidades e instituciones de todo el mundo, se ven obligadas a adoptar nuevas formas de hacer las cosas.

No por conveniencia o conveniencia; estos cambios son básicos para la supervivencia.

La pura tragedia humana de la pandemia supera otras consideraciones, por supuesto, pero las empresas deben seguir adelante por el bien de los empleados, las partes interesadas y los clientes a los que atienden. Deben enfrentar los riesgos comerciales de nuevas maneras y dejar de lado las prácticas obsoletas.

Uno de los desafíos más importantes a los que se enfrentan es cómo mantener el rigor de la gobernanza en un mundo de trabajo desde casa. Los enfoques, metodologías y procesos que han sido parte del negocio habitual durante décadas de repente no son adecuados para su propósito y no se pueden adaptar sin una nueva mentalidad.

Cómo administrar los «datos inteligentes», los datos que solo son absolutamente necesarios para fines comerciales y que han sido examinados minuciosamente para garantizar el cumplimiento de la regulación, en este entorno reasignado será un desafío aún mayor que antes de la pandemia.

Bajo escrutinio se encuentran todos los procesos para recopilar, cotejar, almacenar y administrar solo los datos que son más relevantes y, a los ojos de los reguladores, permisibles para la organización.

Mantener el cumplimiento se vuelve más complejo cuando se consideran algunos de los cambios operativos provocados por el brote en la mayoría de las empresas.

Para mantener la continuidad del cumplimiento en los meses y años venideros, el cambio es absolutamente necesario.

Tres impactos clave

Incluso antes de la COVID-19, había razones convincentes para encontrar mejores formas de administrar datos inteligentes.

El riesgo que estos datos pueden representar para la organización cuando son innecesarios, irrelevantes o simplemente incorrectos es obvio. Luego está la cuestión de garantizar que un sujeto de datos sea consciente del propósito para el que se utilizan sus datos y de respetar sus otros derechos y protecciones.

Finalmente, y de nuevo bastante obvio, al eliminar datos superfluos, administrar lo que queda se vuelve intrínsecamente más eficiente.

Para administrar datos inteligentes en un entorno posterior al coronavirus, una empresa debe reconocer y abordar tres impactos que la pandemia ha tenido en el panorama empresarial.

Cada uno de estos impactos era inevitable; la pandemia simplemente nos ha apresurado hacia el cambio.

El papel finalmente está muerto

¡Seguramente, ya nadie usa el papel como una plataforma de flujo de trabajo de misión crítica!

Lo siento, después de haber estado en la industria de gestión de contenidos y documentos electrónicos durante casi 30 años, no pude resistirme.

Ahora, sin embargo, realmente creo que este es el último clavo en el ataúd del papel en cualquier negocio serio de escala. El papel y los procesos que dependen del papel ya no existen.

Si una organización continúa confiando en ellos para administrar los datos y cumplir con las normas, también desaparecerá pronto.

En el contexto del trabajo desde casa, cualquier proceso en el que los datos se transfieran al papel se convierte en un riesgo. Esto es fundamental: la información de identificación personal (PII) u otra información de misión crítica no pertenece al papel. Es casi imposible de rastrear, propenso a perderse o archivarse mal, es muy difícil de asegurar y, como se ha visto más dolorosamente en las últimas semanas, no puede estar en más de un lugar al mismo tiempo.

Más allá de eso, la lentitud, la ineficiencia y la opacidad inherentes de los procesos basados ​​en papel son ahora un lastre para las empresas cuando la colaboración remota está en orden.

A instancias de los oficiales de riesgo y cumplimiento y los líderes de operaciones, las empresas ya están recurriendo cada vez más a soluciones automatizadas para los procesos del lugar de trabajo, especialmente porque el nuevo «lugar de trabajo» ahora es una red distribuida de nodos de trabajo desde el hogar.

Mediante el estricto cumplimiento de la automatización, el acceso y el movimiento de la información se pueden controlar, rastrear y auditar con una supervisión operativa basada en tableros que elimina el riesgo orientado al papel.

Automatización de la gestión de políticas y procedimientos

Cuando comenzaron los bloqueos, hubo una necesidad inmediata de cambios rápidos en las políticas y los procedimientos en la mayoría de las empresas.

Muchos de estos están relacionados con el manejo de datos.

El desarrollo, la implementación y la comunicación de estas revisiones, y la captura de la certificación de las mismas por parte de los empleados u otras personas afectadas, es un escenario terriblemente difícil en un entorno de trabajo desde el hogar.

Multiplique eso por el hecho de que la situación se ha vuelto inusualmente fluida, a medida que surgen continuamente nuevas circunstancias impulsadas por la pandemia, y la gestión de políticas utilizando medios tradicionales se vuelve casi imposible… e imposiblemente costosa.

Aquí también es donde los sistemas automatizados pueden intervenir al optimizar drásticamente la gestión de las políticas y los procedimientos de manejo de datos. Al usar una herramienta automatizada, tanto los administradores como los empleados lo tienen más fácil; las políticas se pueden renovar, revisar, aprobar y comunicar rápidamente a los empleados afectados, quienes saben de inmediato qué reglas deben seguir.

Las políticas que son específicas para ciertos empleados se pueden entregar solo a esas partes, y la atestación para cualquier persona se vuelve tan simple como hacer unos pocos clics, al igual que el seguimiento, la auditoría y la generación de informes.

Un gerente de recursos humanos, cumplimiento u operaciones puede obtener visibilidad en tiempo real del estado de cumplimiento de la política de toda la fuerza laboral, independientemente de su ubicación.

Con recordatorios automáticos que eliminan la necesidad de que el gerente haga un seguimiento personal de los rezagados y las evaluaciones de conocimientos que garantizan el nivel requerido de comprensión, se pueden garantizar actualizaciones rápidas y completas de los cambios de política en tiempo real, sin importar la frecuencia con la que se necesiten.

Adhesión al Cumplimiento Normativo

¿La tercera área en la que veremos un cambio significativo para las empresas que dependen de los datos inteligentes?

Es bastante obvio que cumple con las normas.

El advenimiento de COVID-19 no ha provocado que los reguladores repentinamente se den por vencidos y griten «¡moratoria!» Nadie en la oficina del Fiscal General de California, por ejemplo, ha optado por retrasar la implementación de la CCPA; eso ha quedado claro.

Lo mismo es cierto para el cumplimiento de GDPR y otras regulaciones de gobernanza o privacidad de datos en todo el mundo.

Si bien los reguladores pueden haber sido algo indulgentes en el pasado cuando se introdujeron estas obligaciones y proporcionaron «períodos de gracia» para que las empresas encontraran su equilibrio bajo las pautas de privacidad de datos y seguridad de la información, ahora, incluso en este clima operativo extraordinario, continúan mantener, o incluso endurecer, la aplicación.

En una situación de trabajo remoto, donde el personal disperso a menudo debe acceder a los datos de los clientes o empleados, el aumento del riesgo es evidente. Los correos electrónicos con archivos adjuntos confidenciales están volando y los trabajadores están descargando archivos y documentos a dispositivos domésticos o personales para no ser, de ninguna manera, maliciosos, sino simplemente para hacer su trabajo.

En una situación como esta, un marco de gobierno de la información reforzado es absolutamente esencial para cumplir con los requisitos generales de privacidad y confidencialidad de los datos.

Se requieren dos bloques de construcción fundamentales para el gobierno de datos. El primero es un repositorio digital centralizado, creado para albergar y controlar/auditar el acceso a PII u otra información confidencial o de misión crítica.

El segundo es un inventario completo de todos los activos de datos que se encuentran, por una variedad de razones operativas, fuera de ese repositorio central.

Los más significativos son la plétora de hojas de cálculo de informática de usuario final (EUC) y otros activos de datos que están presentes en toda la organización, pero que se encuentran fuera del control directo de TI.

Garantizar la integridad de este inventario se puede automatizar en gran medida mediante el descubrimiento electrónico de esos activos, superando con creces las capacidades de la gestión manual.

Estos dos componentes brindan a una organización y sus empleados una única fuente de verdad para toda la información del negocio, al mismo tiempo que imponen la visibilidad y el control necesarios para cumplir con varios requisitos reglamentarios para la recopilación, el almacenamiento y la caducidad de esos datos.

La continuidad del cumplimiento exige nuevas tecnologías

Para bien o para mal, no hay forma de volver a «como era antes» tanto para las operaciones comerciales como para la cultura después de COVID-19.

Las empresas simplemente no pueden darse el lujo de no implementar soluciones digitales y automatizadas para los desafíos que se les han presentado, especialmente si desean continuar aprovechando los datos inteligentes; la pandemia simplemente ha acelerado la necesidad de hacer frente a esos riesgos.