Redefiniendo la toma de decisiones de TI en la era de SaaS

Las tecnologías digitales están cambiando constantemente la forma en que las empresas hacen las cosas al proporcionarles nuevas formas de llegar a los clientes y facilitar la adaptación a los cambios en el mercado.

La entrega de software basada en la nube, por ejemplo, ha reducido las barreras de entrada para las herramientas de nivel empresarial para la automatización de marketing, la colaboración hiperenfocada y la mensajería de éxito del cliente mejorada con inteligencia artificial. Es verdaderamente una nueva era cuando se trata de eficiencia y productividad en la empresa.

Para 2025, más del 85 % de las empresas adoptarán un principio de nube primero, y sin arquitecturas y tecnologías nativas de la nube no podrán lograr totalmente sus estrategias digitales, según la firma de investigación Gartner Inc. Además, estima Gartner que para 2025 más del 95 % de las nuevas cargas de trabajo digitales se implementarán en plataformas nativas de la nube, frente al 30 % en 2023.

Una de las tendencias que dan forma al futuro de la nube pública es el software como servicio (SaaS), ya que el gasto total en SaaS crecerá de $100 mil millones en 2023 a $140 mil millones en 2023, según Gartner.

Por supuesto, la transición de las cargas de trabajo convencionales a la nube puede plantear muchos desafíos clave y la identificación de las soluciones adecuadas para adoptar puede ser un proceso en sí mismo. (Lea también: TI híbrida: qué es y por qué su empresa necesita adoptarla como estrategia).

El espacio de aplicaciones comerciales se ha saturado con miles de soluciones SaaS que satisfacen prácticamente todas las necesidades comerciales. En promedio, las organizaciones usan de 300 a 600 aplicaciones en la nube en varios equipos, y agregan de 15 a 25 aplicaciones nuevas cada mes o de 180 a 300 aplicaciones nuevas cada año, según Torii, una plataforma para la administración de SaaS.

Sin embargo, nadie está esperando que TI les dé luz verde, ya que cada vez más partes interesadas que no pertenecen a TI tienen voz en las decisiones de compra de TI.

Hoy en día, cada equipo de cada empresa necesita construir su propia pila tecnológica, esa esquiva combinación de productos de software que sirve mejor al equipo dados los parámetros de su situación específica. De lo contrario, puede generar confusión, desperdicio, redundancias, obstáculos en la colaboración, mayores riesgos de ciberseguridad e incluso fugas de datos.

Uri Haramati, cofundador y director ejecutivo de Torii, ofreció sus pensamientos sobre la dinámica en evolución de la toma de decisiones de TI en esta era de SaaS. Estas son algunas de sus ideas más convincentes.

Los usuarios finales ahora impulsan los asuntos de TI

La experiencia técnica entre el personal que no pertenece a TI está aumentando. Los miembros del personal más jóvenes de hoy son bastante expertos en tecnología y prefieren seleccionar sus propias aplicaciones SaaS en forma de autoservicio. No requieren tanta ayuda del departamento de TI en comparación con sus contrapartes más antiguas.

Esto permite a las organizaciones adoptar nuevos paradigmas de operaciones, como DevOps, que agiliza los procesos entre los desarrolladores de software y los equipos de operaciones de TI. Hoy en día, otras áreas comerciales están siguiendo su ejemplo, con roles como operaciones de ventas, operaciones de marketing e incluso operaciones de diseño que están ganando popularidad.

“No tengo ninguna duda de que las empresas deberán adaptarse para tener más tomadores de decisiones en torno al software”, señala Haramati.

En algunos lugares, ya está sucediendo. El control sobre el software se está distribuyendo cada vez más. Los jefes de departamento ya están asumiendo la responsabilidad de presupuestar el software en sus propias asignaciones. Simplemente tiene sentido que los usuarios finales tengan la voz más alta al elegir estas herramientas.

“Se trata de adoptar un software que les permita ser más productivos y no el que se ajuste a las preferencias de los equipos de TI”, agrega.

Shadow IT es una espada de doble filo

SaaS ha facilitado que los no expertos en tecnología adquieran soluciones digitales al hacer que las herramientas estén disponibles a través de sus navegadores web, controlados solo por suscripciones.

Anteriormente, las empresas tenían que gastar por adelantado para comprar licencias de software y luego instalar manualmente los paquetes en servidores locales o estaciones de trabajo. A través de SaaS, los equipos pequeños e incluso los miembros individuales del personal pueden acceder fácilmente simplemente usando sus presupuestos discrecionales o las tarjetas de crédito de la empresa.

Algunos incluso son de uso gratuito u ofrecen versiones «gratuitas para siempre», lo que facilita aún más que los empleados de la línea de negocios se suban a bordo sin ayuda. (Lea también: 10 mitos sobre la gestión de datos en múltiples nubes).

SaaS también requiere poca o ninguna configuración, ya que se puede acceder a la mayoría de los servicios a través de aplicaciones web y móviles. Atrás quedaron los días en que la implementación de software tenía que ser un proceso prolongado. Sin embargo, esta facilidad de adopción también ha resultado en lo que ahora se conoce como «TI en la sombra», todas aquellas aplicaciones y herramientas utilizadas por el personal sin pasar por el proceso de autorización del departamento de TI. La mayoría de los administradores suelen tratar negativamente las herramientas no autorizadas.

“Las desventajas de la TI en la sombra son obvias”, dice Haramati.

El uso de SaaS no regulado puede conducir a una infraestructura inflada y desorganizada. Las empresas pueden terminar con una colección de herramientas fragmentadas que crean flujos de trabajo desordenados. El uso de aplicaciones mal diseñadas también puede presentar vulnerabilidades y riesgos de seguridad. Teniendo en cuenta la amenaza desenfrenada de los ataques cibernéticos, los riesgos de seguridad son definitivamente algo de lo que las empresas deben tener cuidado.

Estas desventajas incluso reflejan las principales preocupaciones de los líderes de TI. Durante los próximos tres años, los directores de información y los directores de seguridad de la información seguirán dando prioridad a la ciberseguridad, según la encuesta Global 2023 Future of Cyber ​​de Deloitte publicada en noviembre de 2023.

“Los encuestados clasificaron las capacidades de seguridad (64 %), la mejora de las capacidades de privacidad (59 %), la demostración de capacidades de cumplimiento (50 %) y la mejora de la eficiencia y la inteligencia empresarial (45 %) como los impulsores de su adopción de tecnologías emergentes”, según el informe. .

Sin embargo, aunque la mayoría insiste en estos aspectos negativos, Haramati considera que la TI en la sombra es un indicador del interés loable de los miembros del personal en hacer su trabajo de manera más eficiente.

“El hecho de que estén probando nuevas herramientas significa que quieren ser mejores en su trabajo”, dice. “¿Por qué la gerencia debería amortiguar una actitud tan positiva? En cambio, los líderes deben valorar el impulso de sus empleados para ser mejores y descubrir cómo se pueden mejorar sus procesos existentes”.

El autoservicio, la TI distribuida, entonces, tiene sus ventajas. Aún así, los riesgos que presenta la TI en la sombra son reales, aunque pueden mitigarse mediante una gestión adecuada del ciclo de vida de SaaS. (Lea también: Los 10 principales puntos débiles de TI y cómo resolverlos).

Los equipos de TI ahora son facilitadores de la productividad

TI ahora debe aceptar las responsabilidades actualizadas dado el nuevo esquema de cosas. En lugar de funcionar como los principales tomadores de decisiones cuando se trata de tecnología, ahora deben verse a sí mismos como facilitadores de la productividad.

“Los equipos de TI necesitan actualizar sus mandatos”, afirma Haramati.

Fundamentalmente, ahora deberían ser responsables de construir una infraestructura de TI capaz y estable. Incluso las mejores herramientas se verán obstaculizadas si las redes y los dispositivos sufren tiempos de inactividad constantes. En lo que respecta a la toma de decisiones, TI todavía tiene un papel importante que desempeñar en el proceso. Son los que tienen la visión más amplia de la organización, sus sistemas y sus necesidades de software, lo que requiere ser una autoridad en lo que respecta a conocimientos técnicos, conocimientos de seguridad, adquisiciones y cumplimiento.

Involucrar a otros en los procesos de toma de decisiones también debería aliviar algunas de las cargas de los equipos de TI. TI ahora tiene que trabajar en otros asuntos, como la seguridad, la gestión de acceso, la protección de datos y el mantenimiento de puntos finales. Al tomar una posición más colaborativa con respecto a los otros departamentos, el resto de la organización puede ver a TI como socios en el desbloqueo de la productividad, en lugar de simplemente como guardianes de tecnología tacaños.

La gestión holística de la pila es clave

Las empresas de hoy tienen que definir claramente sus procesos de adquisición e incorporación de software. Las responsabilidades de los administradores de TI y otros deben estar claramente delineadas para evitar la fricción entre departamentos, así como los peligros del gobierno de datos. El departamento de TI ya no puede ser la única voz en estas decisiones: todos deben colaborar para garantizar que los equipos utilicen las mejores soluciones disponibles.

La idea es proporcionar flexibilidad para que los equipos seleccionen las mejores herramientas para sus trabajos, pero con suficientes medidas de seguridad para evitar que la TI en la sombra se desboque. Mientras que otros departamentos ganan libertad en la adquisición de sus herramientas preferidas, TI todavía tiene la responsabilidad de mantenerse al tanto del panorama general. Se deben contabilizar todas las suscripciones de SaaS y se debe garantizar la integridad y seguridad de todos los datos de la empresa procesados ​​y almacenados en estos servicios.

Las elecciones tecnológicas de la organización deben, en esencia, conducir a una mejor productividad y eficiencia, sin introducir riesgos innecesarios.

Actualizado de un artículo escrito originalmente por Pini Raviv.