Consejos de renuncia de empleados seguros y eficientes

Muchas empresas dedican mucho tiempo a perfeccionar el proceso de incorporación de sus empleados. Pero es fundamental dedicar la misma cantidad de tiempo (si no más) a optimizar su política de salida.

Dejar un trabajo puede ser muy complicado. TI necesita proteger los dispositivos de los empleados que se van, revocar el acceso a las aplicaciones y restaurar una lista interminable de materiales propiedad de la empresa. ¿Cómo completa de manera eficiente y segura una larga lista de tareas de salida? Aquí hay algunos consejos a considerar y formas en que una plataforma como BetterCloud puede ayudar.

1. Crea una lista de verificación

Después de que un empleado anuncie oficialmente su salida, el supervisor debe presentar una lista de verificación de acciones hasta la fecha de su salida. Debe incluir todas las expectativas de los empleados hasta ese día. Esa lista podría incluir la devolución de equipos de la empresa, la capacitación de colegas ocasionales en tareas o conocimientos sobre funciones específicas, el cierre de planes de jubilación y beneficios, o la renovación, y más.

Después de completar cada acción, debe anotarse claramente en la lista de verificación. Ayuda a garantizar que las acciones importantes se realicen realmente y simplifica todo el proceso de incorporación para todas las partes involucradas, incluidos los empleados. También ayuda mantener un registro escrito de todo lo que se está haciendo.

hazlo colaborativo

Es importante destacar que la lista es accesible para todos los que trabajan con el empleado, incluidos los de recursos humanos, la gerencia y los supervisores. Debería ser un trabajo colaborativo alojado a través de una aplicación en la nube, o al menos una herramienta basada en equipos como BetterCloud.

Permitir el acceso de todos fomenta una mayor comunicación y mantiene a todas las partes involucradas informadas, especialmente para los procesos de salida que demoran hasta dos semanas o más.

2. Diseña una Encuesta de Salida Inteligente

Las entrevistas de salida son el método preferido para obtener detalles de última hora sobre la salida, pero en estos días se priorizan los procesos remotos, por lo que las encuestas de salida toman su lugar. La idea es recopilar información de los empleados que se van sobre su experiencia general. ¿La pasaron mal en el trabajo y por eso se fueron? ¿Qué les pasó o no les pasó? ¿Qué puedes hacer para recuperar su lealtad y mantenerlos?

Las encuestas deben ser fáciles de completar y las preguntas que invitan a la reflexión no necesariamente toman horas en completarse. Nadie quiere hacer más trabajo para la empresa mientras no están, por lo que complicar demasiado las cosas podría significar que no se involucrarán.

Informar y evaluar los datos de la encuesta

La información recopilada durante las investigaciones de salida no se debe enviar a un servidor remoto y dejar que se pudra. Es valioso y puede cambiar drásticamente la experiencia de los empleados en el futuro. Es importante captar estos conocimientos y ponerlos frente a las personas adecuadas. Si un empleado no está satisfecho y explica por qué, otros empleados pueden sentir lo mismo.

Los datos siempre deben analizarse y reempaquetarse para la alta dirección. Recursos humanos y otros departamentos también deberían revisarlo y posiblemente tomar medidas. Si se pueden hacer cambios para mejorar la experiencia de los empleados existentes, tiene que suceder.

3. Limita lo antes posible

Alrededor del 34% de las violaciones de datos en 2018 involucraron a actores internos o personas que trabajaron con empresas relacionadas. En otras palabras, los empleados deshonestos son más comunes de lo que piensas, y muchas veces los ataques ocurren después de que se van o planean irse. Se debe restringir el acceso al sistema lo antes posible.

Los departamentos de TI deben restringir el software y las cuentas de correo electrónico, y el hardware debe devolverse y posiblemente borrarse con un restablecimiento de fábrica. Además, se deben implementar medidas de seguridad adicionales, incluida la restricción del acceso físico a los equipos en áreas sensibles de la propiedad, salas de servidores y más.

Simplifique el acceso con herramientas SaaS

Una de las mayores ventajas de las aplicaciones de software en la nube y las herramientas SaaS es que los usuarios se pueden agregar y eliminar casi al instante. Esto ayuda a garantizar que cuando lleguen nuevos empleados, tengan acceso a todas las aplicaciones necesarias a través de una única plataforma o cliente. Pero es igual de fácil eliminar el acceso restringiendo los permisos a través de la plataforma cuando ya no están.

La empresa puede aprovechar la automatización para acelerar y optimizar en gran medida varios procesos, como la incorporación, la desvinculación y otros flujos de trabajo. Estas herramientas también se integrarán a la perfección con las aplicaciones que ya utiliza.

4. Pausa y bloqueo automáticos

Como parte del proceso de limitación, los usuarios que se van pueden suspenderse o eliminarse automáticamente de los sistemas accesibles. Esto incluye borrar sesiones relacionadas al usar Office 365, Okta, Slack, Zendesk, etc.

Esto debería automatizarse con herramientas como BetterCloud, porque nunca se sabe lo que hará un empleado despreciado o descontento; las represalias son ciertamente posibles. Incluso una separación amistosa puede provocar corrupción o negligencia digital, especialmente si otros tienen acceso a las mismas cuentas e inicios de sesión. Encerrar a las personas evita que roben datos, destruyan, eliminen o causen daños de cualquier tipo.

directorio limpio

Con servicios basados ​​en equipos como el correo electrónico interno y las aplicaciones de colaboración, incluso los usuarios eliminados a veces siguen apareciendo. Esto les permite colarse después de un accidente de autocompletar. Evitar que suceda tiene sentido desde el punto de vista de la seguridad y la higiene digital.

Este proceso también se puede automatizar para eliminar u ocultar usuarios de varias aplicaciones y servicios cuando están suspendidos o marcados. También puede usar el mismo método para revocar permisos para documentos o archivos colaborativos y aplicaciones como Salesforce.

5. Limpieza de periféricos

Al igual que los directorios, las cuentas y otros datos personales, hay una gran cantidad de limpieza periférica que se debe realizar, y todo se puede automatizar. Implica borrar la autorización de dos pasos y los códigos de respaldo, las contraseñas específicas de la aplicación, los permisos administrativos, el acceso seguro a través de herramientas como LastPass, desactivar el reenvío de correo electrónico, deshabilitar IMAP y POP y revocar el acceso a aplicaciones de terceros. Dado que la mayor parte de la información digital está asociada con la cuenta comercial o el correo electrónico de un usuario, se puede borrar de forma rápida y limpia utilizando flujos de trabajo y herramientas fuera de línea.

Crear flujo de trabajo

Desarrollar flujos de trabajo temprano y modificarlos para incluir nuevas cuentas, datos y sistemas internos puede optimizar el papel de la automatización en el proceso de separación. La mayor parte del trabajo se realiza cuando los equipos de TI y seguridad revisan las cuentas y los derechos de acceso del usuario anterior. Esto significa crear un proceso para verificar qué sucede durante las acciones automatizadas y si se debe modificar o actualizar para mantener todo preciso y confiable.

6. Respetar una fuerte ética y respeto

Los empleados descontentos no solo se van con chips, sino que a menudo tienen información que puede o no afectar seriamente a la empresa. Cuando comparten esta información, a menudo se les llama informantes. Si bien esto se ve como un factor negativo en el mundo corporativo, existen muchas salvaguardas para proteger a los empleados de romper el silencio. Por lo tanto, es importante que la empresa haga bien todo el proceso, tenga un sólido código de ética y un profundo respeto por los ex empleados.

Demasiadas entidades corporativas tratan a los empleados como bienes fungibles, pero ese no es el caso. Los empleados son el alma de cualquier negocio y, a menudo, están en primera línea interactuando con los clientes. Es importante tratarlos bien, incluso cuando se van. Más importante aún, respetarlos puede mitigar muchos de los problemas de rotación que surgen, especialmente cuando se trata de personas insatisfechas.

Considere recompensar a los empleados valiosos

Considere dar a los empleados valiosos un regalo u obsequio de despedida, incluso uno pequeño, podría ser una buena idea. Puede que se vayan, pero han puesto su tiempo y energía en la empresa, a veces durante años. Hónrelos con un pequeño obsequio que muestre su aprecio por lo que han hecho y despídalos con un estado de ánimo feliz.

7. Complete el documento

Todo el papeleo para la separación del empleado debe completarse antes del último día. Esto incluye documentos relacionados con beneficios, nómina, indemnización por despido, contratos no vinculados, acuerdos de confidencialidad y más. Es casi imposible intentar arreglar esto después de que el empleado se va, por lo que es mejor hacerlo ahora.

Crear un paquete sin conexión

En lugar de esperar hasta que el empleado esté listo para irse y anunciar sus intenciones, tenga listo un paquete de salida. Como mínimo, se debe crear una plantilla para distribuir rápida y fácilmente el paquete completo a su personal actual. Acelera el proceso, pero también asegura que puedas completar la documentación antes de que se vayan.

8. Licencia final

Después de que un empleado es despedido, no hay motivo para seguir pagando por aplicaciones o servicios que ya no se necesitan. Algunas herramientas agregan una tarifa adicional por cada usuario que tiene acceso, ya sea que estén activos o no.

Lo que es más importante, la automatización de este proceso para las aplicaciones SaaS ahorrará dinero, mejorará la seguridad y mantendrá una lista mínima y limpia de cuentas de usuario. Las licencias de Office 365, Google y otros servicios se pueden eliminar o anular, y hay pocas razones para hacerlo manualmente.

Que sea una experiencia positiva

Uno de los temas que quizás haya aprendido en esta guía es que el proceso de salida debe ser positivo. Incluso si los empleados se van, no tiene sentido destruir su percepción de la empresa. El proceso de salida debe manejarse de manera ética y respetuosa, y de una manera que proteja a ambas partes, no solo a la empresa. Además, desea que sus empleados, incluso los ex empleados, hablen activamente sobre sus experiencias. Con el tiempo, esto puede tener un gran impacto en cómo se percibe su marca.

Sin embargo, lograr la seguridad correcta es fundamental, lo que significa restringir el acceso a todos y cada uno de los sistemas, restaurar el equipo y el hardware de la empresa y asegurarse de que los empleados entiendan sus funciones. También es necesario recopilar comentarios después de que alguien se va para mejorar aún más el proceso.