Esta es la única mejor manera de archivar sus correos electrónicos de Outlook
“Hasta ahora el la mejor manera de archivar correos electrónicos es con la característica Exchange Online de Outlook”.
¿Alguna vez sucedió que su trabajo se ve obstaculizado debido al comportamiento lento de su MS-Outlook? ¿No puede recibir/enviar o abrir ningún correo electrónico? ¿Es porque su buzón está sobrecargado? Bueno, el primer llamado a la acción en tiempos tan difíciles es el archivado de correo electrónico. Descarga su buzón de correo transfiriendo sus correos electrónicos a una ubicación diferente en la computadora y, de repente, su buzón vuelve a estar activo.
Todavía puede acceder a los correos electrónicos archivados a través de Outlook cuando sea necesario.
Un resumen sobre MS-Outlook
La empresa de Microsoft, Outlook, se introdujo por primera vez en 2006 para facilitar la vida de las empresas al organizar su gran cola de correo electrónico, archivos, calendario y contactos, todo bajo un mismo techo. Es un puente de comunicación hiperseguro que protege todos sus correos electrónicos e información personal. MS-Outlook fue inicialmente confiado por las grandes empresas que nunca cambiaron su camino a ninguna otra plataforma de correo electrónico.
¿Qué es el archivado de correo electrónico?
El archivado de correo electrónico es el proceso de conservar los correos electrónicos transfiriéndolos a una ubicación diferente en su computadora para que pueda buscarlos y leerlos fácilmente más adelante. El archivado de correo electrónico es obligatorio para el cumplimiento normativo y la protección contra litigios en las industrias que están altamente reguladas.
Al ser preciso acerca de la perspectiva, puede acceder fácilmente a los correos electrónicos archivados usando la perspectiva misma.
Todos los empleados corporativos en su lapso han utilizado Email Archive para descargar el buzón y reiniciar el rendimiento de Outlook, pero ¿sabe usted el la mejor manera de archivar sus correos electrónicos en Outlook? Estén atentos porque hay mucho más para explorar en el archivado de correo electrónico de Outlook…
¿Cómo archivar el correo electrónico en Outlook?
Archivar correos electrónicos antiguos en Outlook es la mejor manera de liberar espacio en los servidores de correo electrónico mientras los almacena en la memoria local de su computadora para acceder a ellos más adelante. Puede archivar sus correos electrónicos de forma automática y manual en Outlook. hablare de los dos…
Cómo archivar correos electrónicos manualmente en Outlook:
-> Seleccione el archivo que desea archivar.
-> Luego haga clic en Herramientas de limpieza > Archivar.
-> En el cuadro de archivo emergente, seleccione «Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas».
-> Seleccione una fecha en «Archivar elementos anteriores a»
-> Marque la casilla «incluir elementos con No autoarchivar».
-> Haga clic en Aceptar
Una vez que se procese el archivo, los correos electrónicos se eliminarán de la bandeja de entrada (y las subcarpetas) y se redirigirán a la computadora. Hay una opción de Archivo en la barra lateral izquierda en Outlook.
Haga clic en la opción para expandir el menú y podrá ver y acceder a todo el contenido que se archiva haciendo clic en el nombre.
Archivado automático en Outlook
El archivado automático en Outlook es un elixir para aquellos que conocen el uso correcto de esta función. Para que conste, esto es lo que debe tener en cuenta antes de activar ‘Archivo automático’.
1. Los correos electrónicos archivados automáticamente se almacenarán de todos modos en su PC. A medida que aumenta el tráfico, es posible que eventualmente se retrase el rendimiento de su computadora.
2. El archivado automático tiene un poco de riesgo contra accidentes como formatear la PC por error o si la pierde o se la roban. Todos los datos archivados van con su computadora.
3. Si su empresa sigue ciertos protocolos de correo electrónico para evitar el lavado de contenido crítico, entonces, sin saberlo, está infringiendo las leyes al almacenar automáticamente ese contenido en su PC.
Aproveche al máximo la función de archivado automático al:
1. Crear una carpeta local para guardar todos sus correos electrónicos archivados.
2. Cree una regla de archivo: haga clic en Herramientas > Reglas > seleccione Intercambio (de la sección “En mi computadora”).
3. Seleccione “+” (presente en la parte inferior de la ventana) y asigne un nombre a la regla (por ejemplo: 90 días, archivo automático).
4. Bajo el ‘cuando llega un nuevo mensaje menú’, cambie el fecha de recepción > cambiar “Haz lo siguiente para ordenar la acción como Mover mensaje + correos archivados >
5. Marque la casilla de Activado > Haga clic en Aceptar.
6. Asegúrese de aplicar la función a cada carpeta de destino.
En versiones anteriores, es Herramientas> Opciones> Otro> Archivo automático y puede aplicar la misma configuración para sus correos electrónicos.
Para ser notado: Outlook analiza la ‘fecha de la última modificación’ y no la ‘fecha de la última recepción’.
Las versiones 2003 y 2007 de Outlook tenían ciertas carpetas prearchivadas automáticamente, como la carpeta del calendario, la carpeta de tareas, la carpeta de elementos enviados, la carpeta del diario, la carpeta de elementos eliminados y la carpeta de elementos enviados.
Autoarchivar se desactivó en Outlook 2010 y en todas sus versiones posteriores. Por lo tanto, si todavía está utilizando Outlook 2003 o Outlook 2007, asegúrese de desactivar la función Autoarchivar para las carpetas mencionadas.
Exchange Online: la mejor manera de archivar correos electrónicos de Outlook
Hay una forma más de archivar sus correos electrónicos de Outlook y se ha demostrado que es el mejor de todos los métodos tradicionales. Es Exchange Online.
Microsoft ofrece almacenamiento ilimitado en su Exchange Online Archiving basado en la nube de forma gratuita. Todo el proceso de archivado sigue siendo el mismo, excepto que los archivos no ocuparán el espacio local de su PC, sino que se transferirán al almacenamiento basado en la nube.
Pero para beneficiarse de Exchange Online necesita la última suscripción de Microsoft Office 365.
Guardar los correos electrónicos anteriores en un dominio altamente seguro basado en la nube en lugar de almacenarlos en su PC corriendo la amenaza de pérdida de datos (si pierde su PC/portátil de todos modos) definitivamente es algo que debe hacer.
Exchange Online es altamente seguro y un recurso confiable para almacenar sus correos electrónicos y ofrece políticas de retención para ayudarlo a organizar qué retener y qué eliminar o qué retener primero y luego eliminar.
Aplique la retención a toda la lista archivada o defina los criterios de elegibilidad para sus correos electrónicos: es su decisión.
Exchange Online by Outlook ha redefinido por completo la forma en que las empresas archivaban antes sus correos electrónicos de Outlook.
Tenga en cuenta: Las políticas de archivo deben hacerse en un nivel de gestión superior mediante el reconocimiento de los procedimientos antes de implementarlos. Su departamento de TI o su empresa de consultoría de TI lo guiarán a través de todo lo relacionado con el archivo.
Archivado de correo electrónico frente a copia de seguridad de correo electrónico
El archivado de correo electrónico es una excelente manera de optimizar su buzón de correo mediante la reubicación de la lectura y la antigüedad en un lugar seguro, ya sea en el espacio local de su PC o en un dominio en la nube. Además, brinda acceso rápido a los correos electrónicos archivados cuando los necesite. Puede acceder a los archivos archivados utilizando Outlook.
Por otro lado, la copia de seguridad del correo electrónico ofrece una recuperación rápida de los archivos de correo electrónico que no están disponibles en este momento debido a una pérdida inesperada de datos, como eliminar por error los correos electrónicos importantes o perder los datos debido a un robo o destrucción. Pregúntele a la persona que recientemente perdió un archivo importante y ahora enfrenta un inconveniente. Él le dirá la importancia de la copia de seguridad del correo electrónico.
Cada persona que trabaja en una empresa debe tener la solución de copia de seguridad de correo electrónico adecuada que se sabe que lo protege de la eliminación imprevista de archivos importantes o la corrupción del buzón.
Conclusión
Lo crea o no, las empresas dependen completamente de los datos que se comunican a través de correos electrónicos, por lo que es extremadamente serio almacenarlos y protegerlos en el lugar correcto. Aquí debe archivar los correos electrónicos. Y al estar en una empresa donde recibe de 50 a 100 correos electrónicos al día, la mejor manera de archivar correos electrónicos de Outlook y descargar su buzón es Exchange Online. Si es nuevo en el uso de esta utilidad en la nube, ahora es el momento de recibir ayuda de su departamento de TI o de su empresa consultora de TI y Benefíciese no solo del archivado, sino también del archivado avanzado.
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