Cuatro desafíos de la incorporación de datos de clientes y cómo solucionarlos

Según una encuesta de incorporación de datos que Flatfile realizó recientemente, 23% de las empresas de software afirman que puede llevar semanas o meses importar los datos de los clientes, y el 96 % informó que se han encontrado con problemas al hacerlo.

La importación de archivos CSV no es agradable para los clientes que los preparan, para los desarrolladores que construyen la función de importación o para el servicio al cliente y los equipos de éxito que responden preguntas constantes sobre la importación de datos.

CRM, ERP, software de gestión del ciclo de vida del producto y software de gestión de inventario son solo algunas de las muchas categorías de software que requieren la importación de datos. Sin los datos de los clientes, son inútiles. Desafortunadamente, importar datos de clientes a estas herramientas de software es más fácil decirlo que hacerlo. Además, una mala experiencia de incorporación de datos tiene repercusiones.

Si un proveedor de software empresarial carece de capacidades de importación de datos simples y efectivas, el resultado podría ser la frustración y la rotación del cliente. Por lo general, las empresas pierden un tiempo y recursos preciosos cuando los equipos internos dan formato a los errores de las hojas de cálculo, solucionan los problemas de validación y, en general, disputan las hojas de cálculo en nombre de sus clientes que simplemente intentan importar sus datos.

Los desafíos de la incorporación de datos para productos de software

DESAFÍO #1: HAY MUCHOS DATOS PARA AGREGAR

Al suscribirse a un nuevo software comercial, los usuarios probablemente esperan hacer un poco de trabajo por adelantado, como completar la información básica de la cuenta, configurar los ajustes y agregar usuarios. Lo último que desea hacer es sorprenderlos con un importador de datos que les generará más trabajo.

Digamos, por ejemplo, que ha creado un CRM.

A menos que el software se dirija a nuevas empresas y otros negocios nuevos, los usuarios tendrán una tonelada de datos externos para llevar. Por ejemplo:

• Información de contacto de clientes, prospectos, proveedores, socios y miembros del equipo;
• Datos de clientes existentes como cuenta e historial de ventas;
• Datos de prospectos como historial de comunicación;
• detalles de canalización de ventas;
• Metas y métricas individuales y de equipo.

A menos que su CRM se integre directamente con cada uno de los CRM anteriores de sus usuarios, ¿cómo van a transferir estos datos? ¿Copiar y pegar? ¿Plantillas CSV?

Además, debe pensar en todas las otras fuentes de las que un CRM extrae información. Via de pago. Hojas de cálculo que residen en el disco de un equipo de ventas. Contratos firmados que han sido enviados por correo electrónico o por fax a su empresa. Hay una gran cantidad de datos provenientes de diferentes lugares y personas.

DESAFÍO #2: LOS DATOS SE IMPORTAN EN UNA VARIEDAD DE ESTADOS

Cuando les da a los usuarios de su software la capacidad de transferir sus datos a su producto, no hay mucho que usted o el equipo de software puedan hacer en términos de formatear o limpiar los datos de los usuarios finales de antemano. Tampoco deberías tener que hacerlo. Su trabajo es asegurarse de que los clientes vean el valor del software; no luchar con la importación de datos.

Podría darles una plantilla de hoja de cálculo, pero eso requeriría que dediquen tiempo a reformatear todos sus datos. Puede indicarles la base de conocimientos, pero, de nuevo, eso supone que sus usuarios finales estarán dispuestos a hacer ese trabajo adicional.

En realidad, sus usuarios tendrán prisa por acceder al nuevo software y ponerse a trabajar. No van a parar de lidiar con esto. Ese es el trabajo del software.

Sin embargo, muchas soluciones de incorporación de datos no manejan muy bien las hojas de cálculo desordenadas. No solo tienen dificultades para reconocer algunos de los datos (a menudo porque el modelo de datos no coincide con el suyo), sino que la aplicación se niega a aceptar ciertas columnas de la hoja de cálculo.

Incluso si es culpa del usuario final por no organizar o etiquetar correctamente sus datos o enseñar a su equipo cómo hacerlo (o simplemente por no saber qué hacer en primer lugar), ¿a quién cree que culpará al final? cuando sus datos no importan?

RETO #3: OBTENCIÓN Y SEGUIMIENTO DE DATOS DE MÚLTIPLES USUARIOS

Cuando hay muchos cocineros en la cocina, hay una serie de cosas que pueden salir mal.

A veces, los datos pueden vivir en las computadoras de los miembros del equipo o, peor aún, enviarse por correo electrónico, lo que puede ser un gran problema de seguridad para los datos confidenciales. Esto puede suceder si los usuarios no tienen acceso a la plataforma de software o encuentran el importador de datos demasiado intimidante para usar.

Por otro lado, con el proceso de incorporación de datos de clientes incorrecto, podría convertirse en un juego gratuito en el que las personas agregan lo que les da la gana a los datos de la empresa. Si bien los datos se importan, el usuario tiende a no tener un marco de revisión, por lo que la base de datos de la empresa está llena de errores y entradas duplicadas.

Sus usuarios finales deben poder mantener el orden, el control y la seguridad cuando se trata de algo tan serio como los datos de la empresa, especialmente si desea que su software sea utilizable.

DESAFÍO #4: LA SEGURIDAD DE LOS DATOS SIEMPRE ES UNA PREOCUPACIÓN

Cuando se trata de desarrollo web y de aplicaciones, la privacidad y la seguridad del usuario son la máxima prioridad. Si nuestros clientes y visitantes no confían en que su información está a salvo de miradas indiscretas (y no se vende a los anunciantes), dejarán de usar nuestras soluciones en primer lugar.

Lo mismo sucede con el software, aunque no solo deben preocuparse por proteger los datos personales de la empresa.

A menudo, cuando las empresas importan datos al software (como en el ejemplo de CRM), están importando sus clientes’ datos privados y sensibles. Permita que eso se vea comprometido y podrá despedirse de su software.

Entonces, sí, el software en sí debe estar protegido. Eso es un hecho. Pero también lo hace su proceso de incorporación de datos. Es un gran punto de vulnerabilidad si no se controla.

Resolviendo los desafíos: una decisión de construir versus comprar para importar datos

Sus equipos de ingeniería y productos están ocupados desarrollando nuevas funciones que son importantes para sus clientes y corrigiendo errores para funciones críticas. Construir un importador de datos que realmente solucione el problema en lugar de agregar nuevos problemas, no suele ser parte de su sprint.

Cuando las empresas construyen sus propios importadores de datos internamente, ocurre lo inevitable:

• El equipo no puede prestarle a un importador de datos toda la atención que merece, por lo que es probable que produzca algo que no sea intuitivo para los clientes y que no ofrezca pasos claros para la solución de problemas cuando falla una importación. Incorporación de datos, sigue sin resolverse.
• Mantener un importador de datos requiere un trabajo continuo. Una vez que se crea un importador de datos, debe haber recursos dedicados para actualizar, corregir y agregar nuevas funciones al importador. En este escenario, se aborda la incorporación de datos, pero a expensas de los recursos del equipo.

Hay, sin embargo, otra opción. Flatfile aporta innovación a la incorporación de datos con dos productos B2B, Portal y Concierge.

Flatfile Portal es el elegante botón de importación para aplicaciones web y ofrece una experiencia intuitiva de importación de datos en minutos. Portal guía a los clientes a través de un asistente de importación modernizado para ingerir, validar y realizar transacciones de datos comerciales críticos.

Flatfile Concierge ofrece espacios de trabajo colaborativos sin código para la incorporación de datos. Concierge permite a las empresas B2B solicitar datos de socios, proveedores y clientes en minutos. No más enviar hojas de cálculo por correo electrónico de un lado a otro, o buscar a tientas las cargas de FTP.

¿Tiene curiosidad por saber cómo Flatfile puede ayudar a su empresa? Visita: flatfile.io